Coronavirus et Teletravail

Depuis plusieurs mois  , le monde du travail  à travers le monde vit une situation inédite. Le covid -19  redéfinit notre façon de travailler , notre manière d’interagir entre nous .  Ainsi,  en Côte d’Ivoire , le gouvernement « exhorte tous les décideurs du public et du privé à autoriser les agents dont la présence n’est pas nécessaire à opter pour le travail collaboratif à distance à travers les outils digitaux . » . Une première pour la grande majorité des travailleurs, dans une économie où la plupart des entreprises n’ont pas  encore effectué ou achevé leur transformation numérique.  Pour rappel, le pays enregistre à ce jour 80 cas confirmés .

Il y a quelques jours, anticipant sur les conséquences de l’épidémie du coronavirus sur la gestion des ressources humaines, nous avions préconisé quelques mesures parmi lesquelles le télétravail.

Lire plus Coronavirus et Monde du Travail : quelles mesures prendre face à la pandémie?

Si le télétravail va de soi en occident , sur le continent , l’accès à l’outil informatique , le coût et la qualité des connexions internet peuvent être  des freins . En Côte d’Ivoire, le ministre de l’économie numérique a d’ailleurs appelé « les opérateurs de téléphonie mobile à démocratiser et à faciliter l’accès aux solutions de télétravail en mettant à la disposition des entreprises et des populations des offres technologiques adaptées à des coûts abordables. »

Partons sur des points d’accord :

  1. Comme nous le signalions dans l’article précédent, toutes les activités et tous les emplois ne peuvent malheureusement pas faire du télétravail. Comme la plupart des emplois manuels, le travail domestique est l’un de ces emplois qui ont besoin de contact et de présence.
  2. La plupart des activités qui peuvent être soumise au télétravail sont des activités de conception, de conseil et d’exécution dans lesquels l’outil informatique et l’internet sont essentiels.
  3. Le télétravail n’est pas encadré spécifiquement par nos législations (Côte d’Ivoire, Burkina Faso, Mali, Guinée, Sénégal,…) malgré son effectivité dans notre environnement du travail. Ces conseils sont des adaptations de bonnes pratiques RH.

Nous pouvons donc commencer !

Selon wikipedia , le télétravail, ou telecommuting en anglais, est une activité professionnelle exercée en tout ou partie à distance grâce aux outils offerts par les nouvelles technologies. Il se distingue ainsi du travail sur site,  effectué dans les locaux de l’employeur. le salarié organise sa journée de travail comme il l’entend, mais il est tenu de remplir les objectifs qui lui sont assignés.

Le télétravail , pas toujours bien connue des entreprises dans nos régions , nécessite une gestion rigoureuse dont le succès repose sur la confiance entre travailleur et employeur . Et le sens des responsabilités des salariés .

Eh oui , cher.e.s travailleurs et travailleuses , vous vous rendrez vite compte que le télétravail ne s’improvise pas . Il fait appel à de l’autonomie , de l’organisation et de la flexibilité ( à la maison, les enfants sont là !) . Mais pas de panique , vous trouverez grâce à google ,une foule de sites et d’astuces pour  vous aider .

Comment réussir  le télétravail en ces temps de coronavirus ?

1) Il faut communiquer

Étant un système nouveau de gestion, il est important de communiquer. Le gestionnaire des RH doit communiquer avec sa hiérarchie, les autres managers de l’entreprise et les travailleurs concernés à défaut de représentants des travailleurs. La communication a pour but d’expliquer les tenants et aboutissants et calmer toutes les inquiétudes qui peuvent naître du fait de la mesure.

Notamment la question du salaire . Pour rappel, le salaire est dû pour le temps de travail mis à la disposition de l’employeur, des contraintes de l’activité, des résultats attendus et/ou des  tâches accomplies. Lorsque ces conditions sont remplies le travailleur percevra le même salaire.  Si la situation liée au covid-19 se poursuit et que les conditions de travail (temps, tâches, résultats, …) sont revus à la baisse alors le salaire pourrait être impacté dans les mêmes proportions.

Dans ce cas , il est à noter que toute modification devra faire l’objet d’une négociation et d’un accord entre le travailleur et l’employeur.

Responsables RH , partagez l’information à travers des notes de services ou tout autre support adapté au télétravail .

En conclusion, une communication fluide, des informations interactives, la transparence et la réactivité, entre tous les membres de l’entreprise sont  les éléments indispensables au succès du télétravail.

2) Définir clairement les conditions de mise en œuvre du télétravail

Employeur , il vous faut 

  • Définir le personnel concerné par cette mesure.
  • Définir les équipements et outils informatiques déployés (téléphones, ordinateurs, smartphones, tablettes, …) .
  • Définir les plages horaires auxquels le salarié devra être joignable pour des réunions ou reporting ,…..
  • Mettre à disposition les documents pour le suivi des activités ( tableau d’activités/agenda et rapports hebdos) et indiquer leur fréquence de mise à jour
  • Notifier aux travailleurs les documents physiques qu’ils pourront emporter chez eux . Clarifier le cas et le traitement des dossiers sensibles ou confidentiels .
  • Demander au travailleur  deux (2) numéros de téléphone joignables  dont l’un whatsapp par exemple

Un aspect important à ne pas négliger ,  la sécurité numérique ! Il faudra rappeler à vos employés quelques règles de sécurité telles :

  • Mettre à jour  les applications, systèmes d’exploitation, outils réseau et logiciels internes installés sur leurs ordinateurs , tablettes et smartphones . Demander à l’équipe de soutien informatique d’installer un logiciel de protection au besoin
  • Toujours utiliser une connexion sécurisée pour se connecter  au réseau de l’entreprise . Eviter de se connecter sur des wifis publics ( les risques de piratage )
  • En cas de réception d’un mail suspect de la part d’un collègue ou d’un patron, valider l’information avec cette personne de vive voix , avant toute action
  • Important , effectuer  la mise à jour  des mots de passe sur tous leurs appareils . eviter de les enregistrer
  •  Cliquer uniquement sur des liens reçus de sources sûres.
  • Ne  livrer aucunes informations sensibles par téléphone/mail à des inconnus.

3) Indiquer les moyens mis en œuvre

Le télétravail peut nécessiter l’engagement de moyens financiers inhabituels et parfois très importants. Cela est d’autant plus vrai lorsque le travailleur n’est pas coutumier du télétravail et ne possède pas d’équipements TIC mis à sa disposition par l’employeur. Ou qu’il les utilise exclusivement dans les locaux de l’entreprise. 

Il serait utile de quantifier ces moyens et d’en informer les bénéficiaires pour une utilisation optimale desdits moyens. La direction de l’organisation/l’entreprise va aussi l’intégrer dans ses investissements. 

Les moyens sont aussi les plateformes et les outils utilisés dans le cadre du travail (intranet, réseaux sociaux, sites internet, vidéoconférences, forums, communauté, outils de partage de documents,…)

Ci- dessous une liste non exhaustive d’outils gratuits  qui pourraient vous être utile  :

Pour la gestion  et le suivi des tâches quotidiennes / projet  :

– Trello : www.trello.com

– Evernote : www.evernote.com

Pour sauvegarder des documents

– Google Drive : www.gmail.com

– One Drive: www.outlook.fr

– Dropbox : www.dropbox.com

Pour transferer des documents à des collègues , des clients /fournisseurs

– Google Drive : www.gmail.com

– One Drive : www.outlook.fr

– WeTransfer : www.wetransfer.com

– WeSendit : www.wesendit.com

– TranferNow: www.transfertnow.net

– WeSend : www.wesend.com

Pour les réunions et les rdv en ligne avec vos collaborateurs et clients

– Google Hangouts : www.gmail.com

– Skype : www.skype.com

– Go To Meeting : www.gotomeeting.com/fr-fr

– Zoom : www.zoom.com

– Webex : www.webex.com

– Join Me : www.join.me/fr

– …..

Bonus

Pour scanner des documents  avec votre smartphone

– Simple Scanner : https://simple-scanner.fr.aptoide.com/app

– CamScanner : https://www.camscanner.com/

4) Fixer des objectifs SMART

Les objectifs doivent être fixés pour éviter que l’institution du télétravail soit des vacances payées. Ainsi ces objectifs doivent être SMART :

S comme spécifique, lié à un objet précis

M comme mesurable avec des indicateurs clairs

A comme ambitieux pour garder le salarié orienté vers les résultats

R comme réaliste afin qu’ils ne démotivent pas le salarié parce qu’inatteignable

T comme temporel car limité dans le temps.

5) Prévoir des moyens de contrôle et des périodes de point à faire

Les objectifs étant limités dans le temps, l’employeur doit  prévoir des périodes pour faire le point et s’assurer de la bonne exécution des activités dans les délais. Des moyens de contrôles sont aussi à prévoir pour éviter le relâchement du travailleur . A défaut de faire des points quotidiens, il est indiqué de faire des points hebdomadaires pour rattraper éventuellement les écarts.

Nous sommes certes en mode télétravail , mais chaque travailleur doit tenir ses objectifs pour la bonne continuité des activités de l’entreprise.

Ainsi , le non respect des consignes peut être considéré comme un manquement à une obligation contractuelle. Cela pourrait être sanctionné après une demande d’explications par mail ou tout autre moyen laissant des traces écrites. Notamment en cas de non transmission de rapport hebdomadaire et mensuel, absence aux réunions ( confcall / visioconférence), non exécution des rdv clients ou tâches clients en ligne ….

Que cela serve maintenant ou non, ces quelques conseils sont à mijoter et à adapter selon votre activité . Car nous sommes tous d’accord qu’il y aura un avant coronavirus et un après coronavirus dans la gestion des ressources humaines et l’organisation du travail en entreprise.

   DJE Ulrich

  Administrateur Principal du travail et des Lois Sociales

Consultant Senior En Gestion des Ressources Humaines et Droit du travail

YOBOUE Viviane ,Consultante en Marketing digital

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1 COMMENTAIRE

  1. dans le confinement actuel, pour beaucoup, ce n’est pas à proprement parler de télétravail, mais de travail à domicile en mode dégradé ! il faut prendre en compte l’inadaptation du matériel de télétravail ou du bureau à domicile qui peut engendrer des risques physiques (musculo-squelettiques, visuels, électriques…) liés à leur mauvaise ergonomie ou à une installation défectueuse, des risques psychologiques sont aussi importants : perte des limites entre vie professionnelle et privée ! : le coworking est une bonne manière de répondre au risques d’un télétravailleur isolé : « La prévention des risques du télétravail » : http://www.officiel-prevention.com/formation/fiches-metier/detail_dossier_CHSCT.php?rub=89&ssrub=206&dossid=489

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